秘訣は、3つ!忘年会幹事をスムーズにこなすためには?

寒さが厳しくなり、忘年会のシーズンが近づいてきました。みなさんの中には幹事として会を主催する方も多いのではないでしょうか。

幹事の仕事は責任が重い上に何かと面倒。できるだけスムーズに進めて、しかも皆が楽しめる会にしたいところですよね。

今年の忘年会幹事を引き受けることになった方必見の、“忘年会を成功へと導くポイント”をご紹介します。

みんな困っている!忘年会幹事の悩みの種とは?

トレンド総研が忘年会幹事500名を対象に行った調査によると、大変だと思う「幹事の仕事」TOP3は、1位が「ドタキャンへの対応」、2位が「2次会のお店選び」、3 位が「日程調整」でした。

幹事は参加者と連絡を取りながら会場の準備から当日の運営までこなさなければならず、面倒なことが多いですよね。

事前の会場準備では参加者の雰囲気や食の好みに合った店を見つけなければなりませんし、忘年会シーズンは店が混雑しますから早めの予約が必要。

さらに、当日は会を進めながらもまだ到着していな参加者との連絡までこなさなければならない場合も……!

忘年会幹事の成功の秘訣3つ

幹事の仕事の悩みとして上位にあがる日程調整や会場準備は、一方で会の成功を大きく左右する重要な要素でもありますよね。

注意すべきポイントを押さえることで負担を最小限に抑え、忘年会を成功へと導くことが可能です。宴会コンシェルジュ・井上真由加氏が語る、忘年会幹事が押さえるべき3つのポイントをご紹介します。

予定を合わせて早めに予約すべし

忘年会が最も集中して店が混むのは12月の2週目、3週目。お客さんの数は通常期の約3倍程度にまで増加するのだとか。

特に混むのは、水曜日と金曜日。翌日がお休みの金曜日はもちろん、ノー残業デーとする企業が多い水曜日も、早い時間から忘年会を行われる方が多い曜日なのだそうです。

また、忘年会シーズンには、和食店や専門料理店に予約が集まる傾向あり。人気の個室はすぐに予約で埋まってしまうため、早めに予約を行うようにした方が良いでしょう。

12月後半はクリスマスのニーズとも重なるため、洋食系のお店も早めの予約が必要です。

店の条件は“漏れなく” “幅を持たせて”

多くの人が参加する忘年会は、適したお店が限られるということも要注意。参加者の年齢層や食の好みなどによって喜ばれる店が限られてしまいます。参加者への事前の細かなリサーチが不可欠ですね。

ただし、“条件を漏れなく”というのは非常に難しいもの。予算、ロケーション、ジャンル、人数の規模感、スタート時間といった基本的な条件は必ずチェックした上で、先輩など、以前にそのグループの忘年会の幹事を務めた人の意見を聞くのが効率的。

どうしても外せない条件とある程度は譲歩できる条件を上手に分けて、多くの参加者が満足できそうな”幅を持たせた”条件の店を選ぶことが成功の秘訣です。

事前の“下見”&“集金”が成功のカギ

ついついメンドウだからとサボりがちなのが“店の下見”ではないでしょうか。店内での位置取り、喫煙可能な場所など、実際にお店に足を運ばなければ分からないことも少なくありません。また、事前に店長の方と顔合わせすることにより、当日のやり取りもスムーズになります。

忘年会シーズンの状況把握や参加者への情報収集をしっかりと行うことで、スムーズで確実な準備ができますよね。

幹事役は面倒なことも多いですが、社内の結束を高めるプロジェクトのリーダーとしてしっかりと準備することをオススメします。うまくいけば、社内で一目置かれる存在になるかもしれませんよ。

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